Порядок работы по поиску заказанного документа
Памятка. Как осуществляется работа по поиску заказного документа?
Поиск документа в сервисном центре проводят сотрудники нашей компании. Поиск документа осуществляется по полному комплекту систем КонсультантПлюс, проверяются архивы сервисного центра и другие непосредственно доступные нам источники информации. В целом, поиск документа непосредственно в сервисном центре занимает от 10 минут до 2 рабочих дней.
Поиск документа в Координационном центре Сети КонсультантПлюс продолжается, если документ в нашем сервисном центре не найден. В зависимости от типа заказанного документа и полноты информации о нем поиск продолжается не более 3 рабочих дней (не считая того дня, когда Ваш заказ был передан в Координационный центр). Если Ваш запрос не является заказом правового акта российского законодательства, то в те же сроки Вы получите сообщение, в котором будут оговорены примерные сроки ответа на Ваш нестандартный запрос.
Поиск во внешних архивах и фондах. Координационный центр Сети КонсультантПлюс имеет договоры об информационном обмене со всеми основными органами государственной власти Российской Федерации. В соответствии с этими договорами Координационный центр может запрашивать в ведомствах копии правовых актов, за исключением документов ограниченного доступа, служебных, внутренних и т.п. Также Координационный центр имеет возможность заказывать правовые акты в крупнейших государственных архивах.
Несмотря на давние и отлаженные связи нашей компании с государственными органами и архивами, этот этап поиска документов, как правило, является наиболее сложным и длительным по времени.
Основные причины, не позволяющие найти в ведомстве запрашиваемый документ. Запрашивается письмо конкретного подразделения ведомства. Такие документы не носят нормативного характера и хранятся не в централизованных архивах ведомства, а в архивах подготовивших их подразделений, причем в течение ограниченного срока (не более 3-5 лет), по истечении которого подлежат уничтожению, вследствие чего найти такие документы практически невозможно. Еще сложнее обстоит дело с ведомственными документами советского периода. Дело в том, что после распада СССР система государственной власти в России была полностью перестроена, в связи, с чем многие ведомственные архивы расформированы, а большая часть документов ныне несуществующих ведомств утрачена.
Очевидно также, что ведомства не предоставляют по нашим запросам документы, содержащие конфиденциальную информацию.
В какой форме найденный документ может быть Вам предоставлен. Если документ был найден в одной из отсутствующих у Вас систем КонсультантПлюс, то его предоставят Вам в виде текстового файла формата rtf или txt. В таком же виде могут быть предоставлены и некоторые документы из архива Координационного центра.
Однако большая часть документов в архивах России до сих пор хранится в бумажном виде. Поэтому в большинстве случаев документ будет предоставляться в виде копии на бумаге. Как вариант Вам могут предложить набор электронных файлов, каждый из которых содержит изображение одной страницы документа в графическом формате (tif).
Общее время работы с конкретным заказом. Если заказанный документ на первом этапе находят специалисты нашего сервисного центра, Вы узнаете об этом в течение 2 рабочих дней. Сам документ будет передан Вам во время очередного визита к Вам сервисного инженера либо передан Вам, если это возможно, телекоммуникационными средствами.
Если первый этап поиска был безуспешным, и Вы получили сообщение о том, что заказ направлен в Координационный центр, то следующий этап поиска в фондах Координационного центра дополнительно потребует около 3 рабочих дней (без учета времени на передачу информационных сообщений). Если документ найден в Координационном центре, то сообщение об этом Вы получите сразу по истечении этого срока. Время доставки бумажной копии из Координационного центра обычно не превышает 1 недели. Сам документ будет передан Вам во время очередного визита к Вам сервисного инженера либо выслан Вам, если это возможно, средствами телекоммуникаций.
В случае получения Вами сообщения о том, что отработка Вашего заказа будет продолжена в фондах ведомств, начинается третий, наиболее сложный этап поиска. Поскольку поиск документа в ведомствах может занимать несколько месяцев и порой требует неоднократных письменных обращений в различные инстанции, специалисты сервисного центра будут периодически информировать Вас о ходе поиска.
Предельный срок поиска конкретного документа - 3 месяца, после чего поиск прекращается, и заказчик уведомляется об этом.
Если необходимость в заказанном документе отпала для Вас раньше завершения его поиска, убедительно просим Вас сообщить об этом в наш сервисный центр.
